Por que criar a olimpíada
- Estrutura esportiva própria e completa com capacidade para evento de grande porte.
- Oportunidade de protagonismo regional com valorização dos associados.
- Possibilidade de recorrência anual com consolidação de tradição esportiva na A.E.R.
- Criação de acervo audiovisual para memória institucional e comunicação do clube.
Modalidades sugeridas
Vôlei de quadra
- Equipe com seis titulares e até dois reservas.
- Sets e duração ajustados ao cronograma oficial.
- Rede e bolas oficiais com demarcação de quadra.
Futsal
- Quarteto em linha e goleiro. Substituições regulamentares.
- Tempos definidos com cronometragem central.
- Quadra indoor com bola de futsal.
Futebol
- Formato society ou campo conforme disponibilidade.
- Elencos comunicados na publicação do regulamento.
- Arbitragem com assistentes quando necessário.
Queimada
- Modalidade inclusiva com regras simples.
- Tamanho de equipe definido na abertura das inscrições.
- Foco em segurança e fair play.
Corrida de revezamento
- Equipes com quatro participantes.
- Postos sinalizados e cronômetro oficial.
- Supervisão de staff em toda a pista.
Cabo de guerra
- Faixas de segurança com piso adequado.
- Arbitragem treinada para comandos e segurança.
- Confrontos eliminatórios com repescagem quando viável.
Corrida de saco
- Baterias rápidas com distâncias curtas.
- Sinalização de pista e colchões de proteção na chegada.
- Ideal para integração e diversão.
Natação
- Provas curtas com raias definidas.
- Salvamento aquático presente.
- Tenda médica próxima à piscina.
Peteca
- Quadra demarcada com partidas rápidas.
- Arbitragem leve e cronograma dinâmico.
- Ótima modalidade para todas as idades adultas.
As modalidades podem receber categorias e faixas de inscrição conforme a demanda observada nas pré inscrições.
Objetivos
Objetivo geral
Realizar uma olimpíada interna de alto padrão que una esporte, convivência e orgulho de pertencer à A.E.R com operação segura e organização exemplar.
Objetivos específicos
- Aumentar a participação dos sócios nas atividades do clube.
- Integrar a comunidade e atrair potenciais novos associados.
- Produzir conteúdo institucional de qualidade com fotos e vídeos de referência.
- Estabelecer uma base organizacional replicável para edições anuais.
Diretrizes principais do evento
- Participação de sócios com isenção. Participação de não sócios com taxa por modalidade conforme deliberação da administração.
- Idade mínima dezoito anos completos na data de início das competições.
- Dias indicados. Sábado e domingo, oito horas até dezessete horas, com possibilidade de dois fins de semana.
- Pódio com numeração um, dois e três e brasão da A.E.R no fundo.
- Publicação de regulamentos, chaves e resultados no mural e no site do clube.
Público alvo, inscrição e elegibilidade
- Público alvo adulto a partir de dezoito anos.
- Credenciamento com documento de identidade com foto.
- Assinatura de Termo de Inscrição e Responsabilidade com autorização de uso de imagem e declaração de saúde.
- Adimplência com eventual taxa para não sócios.
Fluxos de inscrição
- Time fechado. Capitão preenche ficha de equipe com dados completos. Todos assinam e declaram condições de saúde.
- Atletas avulsos. Inscrição individual com encaixe realizado pela Secretaria para não excluir interessados.
Atividades que serão desenvolvidas
A atual administração ficará responsável por elaborar os regulamentos de cada modalidade, definir as regras de jogo, estabelecer os protocolos de segurança e detalhar os formatos de disputa de acordo com o número de inscritos e a disponibilidade de espaços.
Sugestão para a administração. Em todas as modalidades recomendamos orientação de aquecimento, hidratação e informação de segurança antes do início de cada partida.
Modalidades e composição de equipes
Para cada modalidade a Secretaria publicará tamanho de equipe, formato de disputa e critérios de desempate.
- Vôlei de quadra com seis até oito atletas por equipe.
- Futsal com elenco definido no regulamento específico.
- Futebol em formato society ou campo conforme calendário e espaços.
- Demais modalidades com regras de inscrição divulgadas na abertura das inscrições.
Os formulários de equipe devem conter nome da equipe, capitão, dados completos de todos os participantes, assinaturas, declaração de saúde e autorização de uso de imagem.
Formato de disputa e publicação de chaves
- Modalidades coletivas e de duplas com sistema eliminatório ou pontos corridos conforme número de inscritos.
- Modalidades individuais com baterias classificatórias, semifinais e finais.
- Critérios de desempate comunicados previamente em cada regulamento.
- Publicação de chaves e resultados no mural e no site do clube ao fim de cada rodada.
Premiação e cerimônias
- Medalhas ouro, prata e bronze para todos os integrantes das equipes no pódio e para atletas individuais.
- Entrega de medalhas imediatamente após cada final com mestre de cerimônias e fotógrafo oficial.
- Pódio com marcação um, dois e três e brasão da A.E.R ao fundo para fotos oficiais.
Segurança, saúde e conformidade
- Ambulância com equipe de enfermagem em prontidão e tenda médica para primeiros socorros.
- Salva vidas presente nas atividades aquáticas.
- Segurança de acesso, sinalização de rotas e pontos de hidratação.
- Registro de incidentes e relatório pós evento para aprendizado.
Documentos essenciais. Termo de Inscrição e Responsabilidade com autorização de uso de imagem e declaração de saúde em conformidade com a proteção de dados pessoais.
Organização e papéis
Estrutura de liderança
- Presidência. Hérlon e Ana Paula. Validação geral. Abertura e encerramento oficiais. Relações institucionais e com apoiadores.
- Diretoria de Esportes. Conferência de inscrições. Convite ativo a colegas e sócios. Definição técnica das regras por modalidade. Interface com arbitragem.
Operação do evento
- Demais diretores. Credenciamento. Check in. Ponto de informações. Controle de pontuação. Atualização de chaves. Consolidação de resultados. Verificação de juízes por modalidade. Anotadores de placar. Cronometragem. Logística de quadra e materiais.
- Marketing e Comunicação. Identidade visual. Divulgação pré e durante o evento. Cobertura fotográfica e de vídeo. Gestão de redes e mural com resultados em tempo real.
Plano de operação e logística
Áreas e infraestrutura
- Quadras e espaços demarcados por modalidade com mapa do evento.
- Tenda médica sinalizada com acesso rápido.
- Secretaria com credenciamento e informações ao público.
- Áreas de descanso com hidratação e sombra.
- Som ambiente para chamadas de jogos e avisos de segurança.
Materiais e checklists
- Placar, cronômetros, apitos, bolas com redes, coletes, fitas de demarcação e cones.
- Totens de álcool, água para atletas e limpeza contínua durante o período de jogos.
- Checklists de montagem, operação e encerramento com responsáveis definidos.
Indicadores de sucesso
- Inscritos totais com proporção de sócios e não sócios.
- Comparecimento por modalidade com taxa de conclusão de jogos.
- Alcance de publicações e engajamento nas redes da A.E.R.
- Registros de segurança com incidentes zerados ou adequadamente resolvidos.
Riscos e mitigação
| Risco | Probabilidade | Impacto | Mitigação |
|---|
| Clima adverso | Média | Médio | Tendas, hidratação reforçada e reorganização de horários |
| Atrasos de jogos | Alta | Médio | Escalas com folgas, arbitragem suficiente e comunicação clara |
| Lesões | Média | Alto | Tenda médica ativa com ambulância e salva vidas quando aplicável |
| Falha de equipamento | Baixa | Médio | Materiais reserva com checklist e testes prévios |
Próximos passos para aprovação
- Homologar as datas de realização com opção de dois fins de semana quando necessário.
- Definir a taxa de participação para não sócios por modalidade quando aplicável.
- Publicar a lista final de modalidades com o tamanho de equipe por modalidade.
- Contratar arbitragem, ambulância, equipe de enfermagem e segurança.
- Abertura das inscrições por dois meses. Após o fechamento das inscrições a administração terá cinco dias para organizar chaves e separação de jogos e o Marketing terá cinco dias para preparar o material de divulgação das chaves. A divulgação oficial do chaveamento acontecerá até o décimo dia após o encerramento das inscrições com informações de jogos, equipes e horários.
Resumo executivo
A Olimpíada da A.E.R é oportunidade concreta para fortalecer a identidade do clube, valorizar o associado e criar uma tradição anual com padrão de organização e segurança. Recomenda-se desenvolver uma abertura interessante que marque a primeira edição e definir prêmios atrativos para estimular adesão e participação do público. É indicado buscar patrocinadores que invistam bem para participar. A Apek Marketing já apoia como patrocinadora com a entrega de marketing do evento. A administração é responsável por captar novos patrocínios caso queira ampliar a estrutura. A administração, com apoio de sua equipe jurídica, elaborará os documentos que resguardam a A.E.R perante eventualidades. O termo será assinado pelo atleta no ato da inscrição. A administração assumirá o plano de operação e logística, a organização de papéis, a segurança, a saúde, a conformidade, a premiação e as cerimônias. Também ficará responsável por desenvolver o formato de disputa e os demais detalhes operacionais. Todo o material acima serve como norte para executar um projeto de qualidade e de alto impacto para a comunidade do clube.