Arquivologia Aplicada ao Escrivão para a PF

1. Princípios, conceitos e objetos

Documento de arquivo é aquele produzido ou recebido por uma organização no exercício de suas atividades, dotado de organicidade e valor probatório. Princípios clássicos incluem proveniência e respeito aos fundos, que preservam a relação entre o produtor e o conjunto documental. Unicidade e cumulatividade indicam que o documento integra um sistema em crescimento contínuo. Dossiê, série documental e processo são estruturas típicas de organização. O ciclo de vida separa fases corrente, intermediária e permanente, cada uma com objetivos e instrumentos de gestão específicos.

2. Classificação e avaliação

O Plano de Classificação organiza os documentos por funções e atividades, com códigos hierárquicos. A Tabela de Temporalidade e Destinação define prazos nas fases corrente e intermediária e a destinação final com eliminação autorizada ou recolhimento ao permanente. A avaliação considera valores primários e secundários e é conduzida por comissões com justificativas formais e termos de eliminação quando for o caso.

3. Protocolo e tramitação

O protocolo assegura rastreabilidade do documento desde o recebimento com identificação do remetente, data, hora, assunto e classificação. A autuação abre autos com numeração de folhas, juntadas e termos de desentranhamento. A distribuição e a carga controlam prazos e responsabilidade. A expedição envolve conferência, assinatura adequada, registro de envio e comprovação de recebimento.

4. Gestão de documentos digitais e autenticidade

Documentos nato digitais exigem requisitos de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos alinhado ao e-ARQ Brasil. Metadados registram contexto, conteúdo e estrutura. O RDC-Arq estabelece princípios e requisitos para repositórios digitais confiáveis, incluindo ingestão, preservação e acesso com verificação de integridade. Assinaturas digitais com certificados da ICP Brasil e carimbo do tempo garantem autenticidade e rastreabilidade.

5. Acesso, transparência e proteção de dados

A Lei de Acesso à Informação estabelece natureza pública da informação, com hipóteses de restrição por classificação de sigilo e prazos definidos. A Lei Geral de Proteção de Dados disciplina tratamento de dados pessoais por órgãos públicos e orienta minimização, segurança e registro de operações. Em autos com dados sensíveis, utiliza-se sanitização antes da publicidade e controle de acesso por perfil.

6. Preservação e conservação

Condições ambientais, acondicionamento e manuseio adequado reduzem degradação física. Em preservação digital, políticas de armazenamento redundante, verificação periódica de integridade e logs de auditoria reduzem riscos. Planos de contingência tratam incidentes como incêndio, inundação e falhas de mídia.

7. Redação arquivística aplicada

Os documentos arquivísticos do Escrivão incluem termos, certidões, informações, ofícios e relatórios. A linguagem deve ser clara, objetiva e impessoal, com metadados completos, numeração de páginas e anexos, e referências cruzadas. Evitam-se adjetivos desnecessários e juízos de valor. A indexação facilita pesquisa e recuperação da informação.

1. Termo de juntada

Termo de juntada
Aos __/__/____, na unidade ____, foi juntado aos autos nº ______ o documento ______, com ___ folhas, procedendo-se à renumeração e à atualização do índice. Eu, __________, Escrivão, conferi e assino.
        

2. Termo de eliminação

Termo de eliminação
Declaro que, conforme Tabela de Temporalidade e parecer da Comissão de Avaliação Documental, foram eliminados os documentos listados no Anexo I, referentes à classe ________, produzidos no período ________, por terem cumprido seus prazos, sem valor permanente. O procedimento observou as normas do Conarq. Eu, __________, responsável, assino.
        

3. Modelo de registro de protocolo

Registro de protocolo
Data e hora: ____/____/_____ _____:____
Remetente: _____________________________
Assunto: _______________________________
Classificação: _________________________
Número gerado: _________________________
Responsável pelo recebimento: __________
        

Panorama. Entre 2022 e 2025, concursos policiais cobraram com frequência: princípios arquivísticos, Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, protocolo e tramitação, gestão de documentos digitais conforme e-ARQ Brasil e RDC-Arq, assinatura digital ICP Brasil, além de LAI e LGPD em acervos públicos. Também apareceram itens sobre termos de eliminação e procedimentos de descarte com publicação de extrato quando aplicável.

Tópicos com alta probabilidade

• Diferenças entre classificação e avaliação e suas consequências práticas.
• Requisitos de metadados e autenticidade em sistemas digitais.
• Protocolo e tramitação de autos: autuação, juntada, numeração e expedição.
• RDC-Arq: ingestão, preservação e acesso em repositórios confiáveis.
• LAI, classificação de informação e prazos; LGPD, minimização e segurança.
• Destinação: eliminação autorizada, termo de eliminação e recolhimento ao permanente.

Mantenha as normas do Conarq à mão durante os exercícios e valide cada afirmação após responder.

Resultado final

Pontuação estilo Cebraspe: acertos somam um ponto e erros subtraem um ponto. Itens em branco valem zero.

Sua pontuação: 0

Transfira seus erros para o caderno de erros com a base normativa aplicável e a versão correta da afirmação.